Por que escolher uma agência com foco em gestão de projetos?

gestão de projetos

Os maiores gargalos das agências de publicidade são a entrega dos jobs dentro dos prazos e o alinhamento da equipe sobre os objetivos de cada um deles. Neste contexto, a gestão de projetos surge como solução.

De acordo com o Project Management Body of Knowledge (PMBOK), o “projeto é um esforço temporário, empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único e exclusivo”. Em outras palavras, o foco da gestão de projetos é organizar e sistematizar o processo de produção.

Mas como será que esse método se aplica às agências de publicidade e aos trabalhos entregues por elas? Continue a leitura e descubra!

Como a gestão de projetos é empregada pelas agências de publicidade?

A gestão de projetos dentro de uma agência foca em elaborar um processo sistematizado, direcionando os esforços da equipe. O objetivo é que sobre tempo para os profissionais serem realmente criativos e entregarem os jobs dentro dos deadlines, com os propósitos alinhados.

Mas o que acontece quando a gestão de projetos não é empregada em uma agência? Sem o acompanhamento das principais práticas, surgem problemas como:

  • atrasos na entrega de tarefas;
  • falta de assertividade sobre os objetivos de cada trabalho;
  • diminuição do potencial produtivo.

Levando em consideração que, hoje, muitas agências ainda não trabalham com a figura de um gestor de projetos (nem com as técnicas da estratégia), essa prática é um diferencial para as empresas criativas. Acredite: muitas ainda entregam campanhas de Natal depois do Réveillon!

Sobre o funcionamento da gestão de projetos em agências, tem-se um esquema: se há um gargalo no envio do briefing do departamento de atendimento para o setor de criação, a sistematização dos processos estará focada em solucioná-lo.

Nesse contexto, os profissionais não precisarão lutar para achar o local no qual o briefing se encontra — e nem passarão pelo problema repetidas vezes. Mas como colocar em prática essa questão?

Uma agência que quer avançar na gestão de projetos e decide oferecer a melhor experiência para o seu cliente precisa entender um pouco mais sobre dois recursos que viabilizam a prática: as ferramentas e o profissional especialista em gestão de projetos. A seguir, comentaremos sobre ambos.

Ferramentas

Para auxiliar as empresas neste desafio, surgem soluções como o iClips e o Operand. Esses softwares oferecem um modelo de gestão de projetos já pronto, que foi testado e validado por agências do Brasil inteiro. Assim, é possível:

  • acompanhar todo o fluxo de trabalho de forma automatizada;
  • gerar relatórios de Business Intelligence (BI);
  • acompanhar as etapas de criação de cada trabalho;
  • escolher os profissionais mais adequados para cada fase do processo;
  • organizar o workflow de acordo com os deadlines que estão mais próximos.

Vale lembrar que algumas ferramentas oferecem a extensão até o cliente, para que ele aprove os jobs de maneira direta.

Existem diversas soluções pagas no mercado, que oferecem às agências recursos para praticar a gestão de projetos de forma eficaz. O ideal, como cliente, é entender como funciona esse processo.

Neste caso, se a agência não tem um sistema de gestão, é preciso verificar como ela conduz a produção dos jobs para suprir suas expectativas. Questione a empresa! A seguir, indicamos algumas questões que você pode utilizar para essa pesquisa.

  • Ela trabalha com planilhas para a organização do processo de trabalho?
  • Como é sistematizado o workflow interno?
  • O que garante a entrega dos trabalhos de acordo com o deadline?

Não é necessário ter uma ferramenta automatizada: existem meios de gerenciar projetos além desse tipo de solução. Entretanto, é preciso se certificar sobre a assertividade do processo de gestão implementado.

Profissionais especializados em gestão de projetos

A figura de um gestor de projetos é essencial para que todo o processo de criação de um job seja conduzido da melhor forma. Ele será o facilitador que conduzirá o trabalho nos diversos setores responsáveis por cada etapa.

Além disso, ele se responsabilizará por impedir a formação de gargalos e por entregar a tarefa, de acordo com os objetivos brifados, dentro do deadline combinado. Na prática, esse profissional terá algumas das seguintes responsabilidades:

  • reduzir retrabalhos e delinear obstáculos, de forma a impossibilitá-los;
  • facilitar a comunicação entre os setores responsáveis por cada etapa;
  • transitar por todas as áreas que atuarão no processo de criação do job;
  • assumir a responsabilidade pela entrega da tarefa dentro dos prazos e com os objetivos alinhados.

Quais os benefícios trazidos pelas agências com foco em gestão de projetos?

Já indicamos, neste post, algumas das inúmeras vantagens de uma agência que atua com a prática da gestão de projetos. Mas, como são várias, resolvemos elaborar uma lista com as principais:

  • respeito aos deadlines: com o fluxo de trabalho sistematizado e o tempo estabelecido para cada etapa do trabalho, é possível estimar o tempo de produção com assertividade;
  • garantia de objetivos assertivos: com um gestor de projetos que acompanha o job desde o briefing até sua saída da agência, o potencial de assertividade é significativo;
  • controle de todas as etapas da criação: com todos os processos documentados e sistematizados, é possível controlar os prazos e a relevância de cada etapa;
  • integração entre setores: seja com uma ferramenta automatizada ou um gestor de projetos perpassando o job em cada departamento, a gestão de projetos oferece integração. Cada departamento conhece suas funções;
  • exclusão de gargalos: o gestor de projetos tem como responsabilidade impossibilitar que possíveis gargalos no processo atrapalhem os objetivos e deadlines do trabalho;
  • aumento da produtividade: com a gestão sistematizada, os gargalos são reduzidos, o tempo dos colaboradores é otimizado e, com isso, o potencial produtivo da agência aumenta;
  • agilidade na produção: muitas agências demoram mais do que o ideal na produção de um trabalho, devido à desorganização nos processos internos. Com a gestão de projetos, a empresa criativa ganha agilidade;
  • mapeamento das etapas responsáveis por atrasos: se um job atrasou, é possível entender qual etapa foi responsável por isso. A redação demorou muito? O designer perdeu o timing de produção? Ou foi a revisora que perdeu seu próprio prazo? Com esse mapeamento, é possível definir os gargalos a serem melhorados.

Está convencido de que uma agência com foco em gestão de projetos é a melhor solução? Com certeza, ela não vai furar os deadlines e será assertiva quanto aos objetivos de suas demandas. Então, que tal entrar em contato conosco para bater um papo e entender como podemos ajudar você? Será um prazer atendê-lo!

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